Allereerst is de perfecte locatie voor het evenement van belang. Voordat de zoektocht naar de gepaste locatie begint, worden eerst de doelstellingen van het evenement vastgesteld. Wat wilt u als bedrijf bereiken, waar draait het evenement nu echt om, en welke aspecten zijn cruciaal om te implanteren binnen het evenement? Zodra dit duidelijk is, is het tijd om de perfecte locatie te vinden.

Tegenwoordig draait een locatie om meer dan functionaliteit en bereikbaarheid. Ook de uitstraling en sfeer van de locatie telt mee in de keuze voor de opdrachtgever. Tijdens het zoeken naar een locatie is het dan ook belangrijk om alle drie de factoren te onthouden; uitstraling, functionaliteit en bereikbaarheid. De positieve sfeer die komt kijken bij een locatie met een sterke uitstraling spreekt duizend woorden als uw relaties later terugkijken op uw evenement. De gehele beleving van een evenement, denk dan ook aan de bereikbaarheid van een locatie, die doormiddel van de juiste locatie kan worden meegegeven is belangrijk. Tijdens een zakelijk evenement bijvoorbeeld, waarin een plenaire sessie de kern van het evenement is, kunt u aansluitend uw relaties verrassen met een rondleiding door de locatie of wellicht is er een interactief element die de bijzonderheden van de locatie en uw evenement benadrukken.

Neem als voorbeeld het Circuit in Zandvoort, een uiterst unieke locatie waar u uw relaties overdondert als zij na een plenaire sessie een rondje over het circuit racen, in de sim racen tegen alle collega’s, of zelfs hun reflectievermogen testen. Of staat uw evenement volop in het thema van innovatie en vernieuwing, dan is een locatie waar dit volop wordt besproken, het perfecte podium om een uitgebreide discussie te voeren tijdens een interessante rondleiding die dieper ingaat op het thema zelf. Hierbij spelen de doelstellingen die u vooraf heeft vastgesteld een essentiële rol, niet alleen bij de locatie-selectie zelf, maar ook in de styling van het evenement.

Styling ondersteunt de locatie op verschillende manieren om de sfeer en de beleving over te brengen naar uw relaties. Het kan net dat extraatje brengen dat het evenement nodig heeft, of de styling kan ook juist het hoogtepunt zijn van de locatie en maakt de locatie juist zo bijzonder. De geschikte styling helpt met de uitstraling van het totale evenementenconcept, hierbij komen de doelstellingen weer terug. Styling draagt enorm bij om de juiste sfeer over te kunnen brengen naar de doelgroep, en sfeer zit overigens niet alleen in de styling van een locatie.